Ciclo del voluntariado

El voluntariado es una actividad que se desarrolla dentro de un tiempo limitado: es decir, comienza y acaba. La enorme cantidad de objetivos y funciones a desempeñar, así como la variable duración de la colaboración -que puede ir desde lo puntual hasta extenderse durante años-, hacen muy recomendable contar con un plan de voluntariado que ayude a comprobar su funcionamiento y que facilite la toma de ciertas decisiones.  

Tomando como referencia las guías publicadas por la Fundación LaCaixa (2009) y la Plataforma de Voluntariado de España (2019), se diferencian cinco momentos o fases dentro del ciclo de gestión del voluntariado: 1) captación y selección; 2) acogida; 3) acompañamiento o seguimiento; 4) cierre de actividad; y 5) vinculación. Esta web ofrece diversos recursos para atender cada uno de estos pasos, que puedes conocer pulsando en los enlaces de este mismo párrafo.

Aunque se recomienda acudir a los textos originales para ganar mayor profundidad en la materia, podemos hacer un resumen con algunas ideas clave. 

1. Captación y selección: El primer reto radica en contactar con posibles voluntarios candidatos y decidir cuáles de ellos entrar a formar parte del programa de voluntariado. Algunas ideas de utilidad son: 

  • Crear cuestionario web para captar candidatos/as. Tener un cuestionario, quizás creado mediante aplicaciones gratuitas (p.ej.: Google docs) permitirá guardar datos de contacto de forma ordenada y almacenarlos en la nube. Eso sí, te recomendamos que crees una cuenta específica para la entidad, no mezcles tus cuentas personales con las de la organización. 
    *Comprueba que tu entidad aparece en nuestro mapa. ¡Toda visibilidad es poca!
  • Hacer una primera entrevista. Más allá de la disponibilidad para ayudar, es posible que quieras testar si los candidatos tienen o no ciertas aptitudes. Eso sí, no preguntes por datos que no tienen conexión directa con el puesto.  
    Si quieres aprovechar los recursos que ponemos a tu disposición, puedes invitar a los candidatos a completar los cuestionarios que ponemos a tu disposición en esta web, de modo que podáis valorarlos juntos en la primera entrevista. 
  • Comentar los aspectos legales y normativos, como los contenidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos (ley 3/2018; importante si se manejan datos de tipo personal), la Ley de Voluntariado (Ley 45/2015), las normas de funcionamiento de la entidad, etc. Las reglas claras ayudan a prevenir errores y problemas en el futuro. 
    *La normativa puede cambiar y estar matizada a nivel autonómico. Puedes encontrar una lista en la Guía de la Red Acoge (p. 31) pero es importante comprobar su actualidad. 
  • Comprobar las motivaciones y preferencias del candidato/a: conocer qué mueve a cada persona ayudará a elegir qué tareas le resultan más reforzantes, además de ayudar a prevenir algunos riesgos que pueden presentarse. Por otra parte, esta información permitirá aclarar cualquier expectativa poco razonable que las personas candidatas puedan tener. 
  • Devolver datos de la evaluación. Bien sea en la misma entrevista o en un encuentro posterior, las personas candidatas deben recibir información sobre la decisión tomada –si participarán o no como voluntarios-. Si consideras que una persona no debe participar en el programa, hay que explicarle por qué -por ejemplo, porque hay más candidatos que plazas; en este caso, puedes pedirle permiso para guardar sus datos para la siguiente convocatoria-.    

2. Acogida: una vez elegido el equipo, se acerca el momento de sacar lo mejor de cada implicado. Pero, antes de eso, es importante dedicar tiempo a ayudar con el aterrizaje en la entidad. Tienes que dar respuesta a las siguientes cuestiones: 

  • Enseñar las instalaciones y presentar al resto del personal. 
  • Identificar a una persona responsable del voluntariado. Será el primer eslabón de la cadena cuando haya que comunicar algo o pedir ayuda. 
  • Comunicar toda la información relevante sobre la institución y las tareas que realiza. Esto implica hablar:  
    • Sobre la institución: estructura; misión, visión y valores. 
    • Sobre normativa de voluntariado: qué deben esperar y qué se espera que hagan mientras participen de la entidad. 
    • Sobre cómo se ha creado el programa de voluntariado 
  • Establecer funciones y límites, importantes para el buen funcionamiento de la entidad y para asegurar el bienestar del voluntariado. 
  • Medidas para prevenir y solucionar problemas que puedan aparecer: con especial atención a los basados en desigualdades institucionalizadas (p.ej. acoso sexual y otras violencias basadas en género). 
  • Firmar el acuerdo de incorporación de la persona voluntaria: además de las cuestiones burocráticas, es importante aprovechar la firma para recabar la documentación exigida legalmente, como: la cesión de datos personales a la entidad (LOPD), derechos de imagen, aportación de antecedentes penales y/o certificado negativo de antecedentes contra la indemnidad sexual, trata y explotación de menores (en función de la población con la que se trabaje). También debe quedar reflejada la contratación de un seguro del voluntario (al menos, de Responsabilidad Civil, aunque también puede cubrir accidentes). 

3. Seguimiento y acompañamiento 

4. Cierre de la actividad: la duración del programa al que se incorpora el voluntariado puede ser muy variable, pero es probable que llegue a su fin en algún momento. Cuando esto sucede, hay que tener en cuenta lo que sigue: 

  • Hay muchas razones por las que la colaboración puede terminar: porque el programa acabe, por falta de financiación u otros obstáculos, por decisión del voluntario, o por decisión de la entidad (en casos de incumplimiento del acuerdo de incorporación, puede producirse el cese de la colaboración).  
  • Del mismo modo que se firma un acuerdo de incorporación, puede ser relevante firmar y documentar el final de la colaboración. Es importante que la persona que termina pueda llevar un reconocimiento documental de las tareas realizadas, las fechas en que se realizaron, el número de horas o días invertidos, etc. Es posible que más adelante lo puedan necesitar –por ejemplo, algunas Universidades lo consideran méritos para acceder a algunas formaciones o proyectos de cooperación al desarrollo-. Puedes consultar un modelo de certificado en la guía de Red Acoge (p.40). 
  • Es importante establecer fechas para el fin del acceso a las dependencias, la devolución de llaves o de cuentas institucionales (correos, servidor de fotos, redes sociales…), de modo que no se produzcan malos entendidos ni accesos no autorizados con posterioridad. 
  • Finalmente, se recomienda realizar algún ritual de despedida. Las entidades más grandes suelen tener pautadas reuniones o actos para despedir grupos de voluntarios, pero las entidades más pequeñas deben fabricarlos conforme surgen las despedidas. Bien sea en persona o a través de redes sociales, tener un gesto con las personas que han dedicado su tiempo a ayudar con nuestra labor resulta reforzante y hace más probable volver a coincidir en el futuro.  

5. Vinculación: finalmente, cabe decir que el final de un programa no tiene por qué significar el final de toda colaboración. Algunas personas voluntarias estarán contentas de mantener el contacto, y esas vías de comunicación facilitarán volver a contar con apoyo cuando surja una nueva necesidad. Por ello, se recomienda hacer algunos de los siguientes pasos: 

  • Reconocer la labor realizada, documentalmente y en persona (ya explicado en la etapa 4). 
  • Invitar a estas personas a eventos posteriores. 
  • Mantenerlos en la lista de distribución o RRSS. 
    • Para estas dos últimas acciones, es importante pedir permiso por escrito para cumplir con LOPD: los datos fueron recabados para iniciar el programa de voluntariado, no para recibir difusiones, de modo que es necesario un consentimiento expreso. Si no se incluyó en el acuerdo de incorporación, ahora puede ser buen momento para hacerlo. 

Evaluar el ciclo de gestión del voluntariado 

Dada la gran cantidad de cuestiones a tener en cuenta, resulta recomendable disponer de medios de evaluación para comprobar que todo funciona conforme a lo esperado. Una lista de comprobación (check list) puede ayudarnos con esto. 

Puedes encontrar una lista muy completa en la guía de la Plataforma del Voluntariado de España (2018), páginas 59 a 65. Si es la primera vez que preparas un plan de voluntariado, seguro que será de utilidad. 

Referencias